本システムにおける電子データの取り扱い
本システムにおける電子データの取り扱いについて確認していきましょう。
- 手書き要素を排除した入力システム
帳簿は画像などのイメージファイルではなくテキストデータで入力・保存されており、手書き運用を排除した仕訳入力システムとして設計されています。
- 整然とした形式および明瞭な状態による表示および印刷
帳簿データおよび書類データは一定の操作ですぐに表示し、印刷することができます。
また、表示および印刷については、次のように設計されています。- 記録事項のタイトルと内容の関連付けが明瞭であり、書面の帳簿書類に準じた規則的な形式で出力可能
- 文字間隔、文字のサイズ、および文字の濃さは、簡単に識別できるように設計
- データの保存期間
事業者データには、保存できる会計期間に上限があります。
現在の会計期間を除き、過去10年分のデータを保存することができます。
- 意図しないデータ変更の防止
本システムには、仕訳の入力を制限する機能が備わっています。
指定された日付以前の仕訳について、追加・編集・削除の操作を制限することで、意図しないデータ変更を防止します。
- 帳簿データの一貫性を確保
本システムでは、帳簿データの作成、保存、検索、そして決算関係書類の作成を一貫して行うことができます。
作成したデータは、変更を加えずにそのままデータベースへ保存されます。
検索の際は、保存されたデータをそのままの状態でデータベースから呼び出すことが可能です。
決算関係書類作成の際は、入力したデータが漏れなく、重複なく決算関係書類に反映されます。
参考:電子帳簿保存に対応するため、帳簿データおよび書類データの作成は、期首日から期末日まで本システムを一貫してご利用ください。
ただし、例外として、システム変更に伴い、変更前のデータが旧システムでのみ検索可能なケースなど、書類や帳簿データの作成システムと検索システムが異なる場合でも、検索機能の要件として認められます。この場合、検索に使用するデータと保存されているデータが同一であることを確認できるようにしておく必要があります。